par Le syndic de copropriété d’un immeuble est élu pour exercer sur une durée donnée. Une fois son mandat arrivé à terme, ce comité peut bien être remplacé par un autre à la suite d’une concertation entre les copropriétaires de l’habitation. Quand cela arrive, il faut bien que l’ancien syndic procède à une passation de service au nouveau. Découvrez dans cet article les différentes sortes de documents qui doivent être fournis.
Le règlement de copropriété
En guise de documents à fournir lors d’une passation de service du syndic de copropriété, il y’a évidemment le règlement de copropriété. C’est un papier qui comporte l’ensemble des règles régissant la cohabitation au sein d’un immeuble. Il est rédigé par un notaire et soumis à chaque copropriétaire quand ceux-ci intègrent le logement.
Le syndic prend connaissance de ce papier et travaille alors à faire appliquer les clauses à chaque habitant de l’immeuble. Il doit alors s’assurer de bien fournir ce règlement au nouveau bureau de syndicat qui entre en fonction. Ainsi, ces derniers auront la facilité à faire régner l’ordre et la cohésion au sein du bâtiment.
Les documents concernant l’état des lieux de l’immeuble de copropriété
En plus du règlement, le syndic de copropriété doit se voir fournir les différents documents qui font l’état des lieux de l’immeuble. C’est un détail qui lui permettra de prendre connaissance du domaine qu’il aura à gérer durant ses fonctions. Ainsi, ce document renseigne sur les différents travaux effectués par le syndic sortant et ceux qui doivent être faits encore.
Si l’immeuble présente des failles ou des défauts quelconques, le nouveau syndic sera mis au courant et travaillera dans ce sens. D’un autre côté, ces documents concernant l’état des lieux permettront de savoir quels sont les travaux qui s’imposent pour un meilleur fonctionnement de l’immeuble.
Les documents de la comptabilité de la copropriété
Une catégorie plus qu’essentielle de documents à fournir lors d’une passation de service de syndic de copropriété est l’ensemble des documents de la comptabilité. Ici, vous aurez les papiers témoins de toute la gestion des finances qui a été faite par le syndic sortant. La norme veut que toutes les transactions et les différents paiements soient reportés et conservés.
Cela permettra de faire les contrôles et les suivis qu’il faut. Le nouveau syndic pourra alors se renseigner sur les différentes cotisations et entrées de fonds qui ont été faits. Les différents services et les salaires qui ont été payés figurent dans ces documents pour permettre d’établir enfin le solde lors de la passation. Cet argent sera alors transféré au nouveau syndic pour servir dans sa tâche.
Les papiers des différents services contractés
Dans le lot des documents à fournir lors de la passation de service, il faudra inclure aussi les contrats de tous les services. Au nombre des services que peut contracter un syndic de copropriété se trouvent les services d’entretien. Une société est souvent engagée pour s’occuper de nettoyer les parties communes d’un immeuble de copropriété notamment les escaliers, l’ascenseur, le parc de stationnement, etc. Il ne faut pas non plus oublier les documents issus du contrat avec la société qui fournit l’électricité, l’eau, l’assurance, le gaz dans chaque logement individuel de l’immeuble.
En somme, dans le cadre d’une passation de service, il est important de fournir les documents suscités. Cela participera à la bonne gestion du nouveau copropriétaire.